Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht
Die ordnungsgemäße Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen gehört zu den grundlegenden Pflichten jedes Unternehmens und wird im Betriebsalltag dennoch häufig unterschätzt. Dabei können Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten erhebliche steuerliche und wirtschaftliche Folgen haben. In diesem Beitrag informieren wir Sie umfassend über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 der Abgabenordnung (AO), die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und über eine aktuelle gesetzliche Änderung, die seit dem Jahr 2025 gilt.
I. Was regelt § 147 AO – und wen betrifft er?
§ 147 AO verpflichtet alle Unternehmen dazu, bestimmte Unterlagen geordnet aufzubewahren und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich zu halten.
Der Zweck ist eindeutig: Im Rahmen einer Betriebsprüfung soll die Finanzbehörde in der Lage sein, die steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens vollständig nachzuvollziehen. Fehlen Unterlagen oder sind sie nicht mehr auffindbar, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen und solche Schätzungen fallen für das Unternehmen in aller Regel ungünstig aus.
II. Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?
Das Gesetz unterscheidet mehrere Kategorien von Unterlagen mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen.
1. Zehn Jahre aufzubewahren
Die längste Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für die zentralen buchhalterischen Unterlagen eines Unternehmens. Dazu gehören insbesondere Handelsbücher und Geschäftsbücher (z. B. Kassenbücher, Warenwirtschaftsdaten), Inventare (d. h. jährliche Bestandsaufnahmen), Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen sowie alle Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die zu deren Verständnis erforderlich sind. Ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren sind alle Unterlagen zur Dokumentation von Verrechnungspreisen und anderen steuerlichen Aufzeichnungspflichten.
2. Acht Jahre aufzubewahren – Wichtige Neuerung seit 2025
Eine bedeutende Änderung betrifft die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege und Rechnungen. Bis einschließlich 2024 galt für diese Unterlagen noch eine Frist von zehn Jahren. Seit dem Jahr 2025 beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) und für Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG) nur noch acht Jahre. Das gilt sowohl für ausgestellte als auch für empfangene Rechnungen sowie für alle weiteren Belege, die einem Buchungsvorgang zugrunde liegen (Kontoauszüge, Quittungen, Zahlungsbelege und ähnliche Dokumente).
Praxishinweis: Auch wenn die gesetzliche Mindestfrist für Buchungsbelege nun acht Jahre beträgt, empfiehlt die Bundessteuerberaterkammer ausdrücklich, intern einheitlich eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren anzuwenden. Der Grund: Anlaufhemmungen bei der Festsetzungsverjährung, steuerstrafrechtliche Gesichtspunkte und besondere Nachweispflichten im Fördermittelrecht können dazu führen, dass Unterlagen faktisch länger vorzuhalten sind als die gesetzliche Mindestfrist. Eine einheitliche Zehn-Jahres-Frist schützt vor unliebsamen Überraschungen.
3. Sechs Jahre aufzubewahren
Die kürzeste gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für alle sonstigen steuerlich relevanten Unterlagen, die nicht einer längeren Frist unterliegen. Hierzu zählen insbesondere empfangene Handelsbriefe (z. B. Angebote von Lieferanten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine), abgesandte Handelsbriefe (also Kopien eigener Schreiben, Angebote an Kunden sowie E-Mails mit Geschäftsinhalt) sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
III. Wann beginnt die Frist – und wann endet sie wirklich?
Ein häufiges Missverständnis betrifft den Beginn der Aufbewahrungsfrist. Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des Dokuments selbst, sondern grundsätzlich mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, zugegangen ist oder der Geschäftsvorfall stattgefunden hat. Als Beispiel: Ein Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2024, der im Jahr 2025 erstellt wird, löst die Aufbewahrungsfrist erst ab dem 31. Dezember 2025 aus. Die zehnjährige Frist endet damit erst am 31. Dezember 2035.
Zudem ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist in bestimmten Fällen nicht zu laufen beginnt oder nicht endet, obwohl die reguläre Frist abgelaufen wäre. Das Gesetz kennt hierfür zwei Mechanismen:
Anlaufhemmungen verhindern, dass die Festsetzungsfrist überhaupt zu laufen beginnt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine Steuererklärung nicht oder verspätet abgegeben wird, oder in bestimmten Konstellationen bei Erbschaften oder Kapitalerträgen aus Nicht-EU-Staaten. In solchen Situationen kann sich der tatsächliche Fristbeginn um mehrere Jahre verschieben.
Ablaufhemmungen dagegen verlängern eine bereits laufende Frist. Sie treten ein, wenn zum Beispiel eine Betriebsprüfung begonnen hat, ein Einspruchsverfahren oder eine Klage läuft, Ermittlungen der Steuerfahndung eingeleitet wurden oder eine Steuerberichtigung beantragt wurde. Solange eine dieser Konstellationen vorliegt, dürfen die betroffenen Unterlagen selbst dann nicht vernichtet werden, wenn die reguläre Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO abgelaufen wäre.
IV. Art der Aufbewahrung: Papier, digital oder beides?
Grundsätzlich sind Unterlagen so aufzubewahren, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und bei Bedarf maschinell auswertbar sind. Dabei stellt sich in der Praxis vor allem die Frage, ob und wie eine digitale Aufbewahrung möglich ist.
1. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen – ein Sonderfall
Für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen gilt eine besondere Regel: Wird ein Jahresabschluss in Papierform erstellt und handschriftlich unterzeichnet, muss er nach wie vor im Original auf Papier aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO). Ein bloßer Scan reicht in diesem Fall nicht aus. Wird der Jahresabschluss hingegen von Anfang an digital erstellt und qualifiziert elektronisch signiert, stellt die digitale Version das rechtsgültige Original dar und kann ausschließlich digital aufbewahrt werden.
Dieser Grundsatz hat praktische Konsequenzen: Unternehmen, die ihre Abschlüsse künftig vollständig digital führen wollen, sollten sicherstellen, dass der Aufstellungsprozess von Anfang an digital erfolgt und eine qualifizierte elektronische Signatur aller zeichnungsberechtigten Personen eingeholt wird.
2. Digitale Aufbewahrung nach den GoBD
Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können grundsätzlich digital aufbewahrt werden – und zwar auch dann, wenn sie ursprünglich in Papierform eingegangen sind (sogenanntes ersetzendes Scannen). Voraussetzung ist die Einhaltung der GoBD, die für die digitale Aufbewahrung folgende Kernanforderungen stellen:
Unveränderbarkeit: Archivierte Dokumente müssen gegen nachträgliche Veränderungen gesichert sein. Ein einfaches Ablegen von Dateien in einem Netzwerkordner oder einer Standard-Cloud ohne Zugriffskontrolle und Versionssicherung genügt diesen Anforderungen ausdrücklich nicht. Die Unveränderbarkeit kann durch geeignete Hardware (manipulationssichere Datenträger), Software (Festschreibung, Versionierung, automatische Protokollierung) oder durch organisatorische Maßnahmen (Zugriffsberechtigungskonzepte) gewährleistet werden.
Dauerhafter Lesezugriff und maschinelle Auswertbarkeit: Die aufbewahrten Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell lesbar und auswertbar bleiben. Wer Daten heute in einem proprietären Format speichert, muss sicherstellen, dass diese Daten auch in zehn Jahren noch gelesen, geöffnet und vom Finanzamt technisch ausgewertet werden können. Als besonders geeignetes Format gilt PDF/A (ISO 19005), das Unveränderbarkeit, Langzeitlesbarkeit und Plattformunabhängigkeit garantiert. Strukturierte Daten sollten in maschinell auswertbaren Formaten – nicht nur als reine Bilddateien – aufbewahrt werden.
Elektronische Originale bleiben elektronisch: Wer eine Rechnung oder einen Beleg per E-Mail als PDF erhält, muss diese in elektronischer Form aufbewahren. Ein Ausdruck auf Papier ersetzt die elektronische Aufbewahrung nicht. Gleiches gilt für E-Mails selbst: Soweit eine E-Mail die Funktion eines Handelsbriefs oder eines Buchungsbelegs hat, muss sie in ihrer digitalen Originalform archiviert werden, nicht nur als Papierausdruck.
Verfahrensdokumentation: Das eingesetzte Archivierungssystem muss durch eine vollständige und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Diese Dokumentation muss beschreiben, wie die Digitalisierung, Ablage, Indexierung, Sicherung und Löschung von Unterlagen erfolgt. Sie muss für das Finanzamt im Rahmen einer Prüfung einsehbar sein und ist selbst aufbewahrungspflichtig.
Ordnungsgemäße Ablage und Auffindbarkeit: Es ist kein bestimmtes Ordnungssystem vorgeschrieben, die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen oder Belegnummern erfolgen. Entscheidend ist, dass ein sachverständiger Dritter, also etwa ein Betriebsprüfe, innerhalb angemessener Zeit in die Lage versetzt wird zu prüfen. Eine Ablage, die dieses Kriterium nicht erfüllt, kann zur Ablehnung des gesamten Archivierungssystems führen.
3. Aufbewahrung im Ausland – was ist erlaubt?
Papierunterlagen nach § 147 Abs. 1 AO sind grundsätzlich im Inland aufzubewahren. Für elektronische Unterlagen gilt eine differenzierte Regelung: Eine Auslagerung in einen anderen EU-Mitgliedstaat ist grundsätzlich möglich, sofern die Unterlagen jederzeit online zugänglich und für das Finanzamt abrufbar sind. Für eine Auslagerung in Drittstaaten außerhalb der EU ist dagegen ein ausdrücklicher schriftlicher Antrag beim zuständigen Finanzamt und eine entsprechende Genehmigung erforderlich (§ 146 Abs. 2b AO). Cloud-Lösungen, bei denen Daten auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden, bedürfen daher besonderer Prüfung.
V. Folgen eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten können schwerwiegende Konsequenzen haben. Diese treten typischerweise im Rahmen einer Betriebsprüfung zutage, können aber auch bei Steuerstrafverfahren, Einspruchsverfahren oder gerichtlichen Auseinandersetzungen relevant werden.
Steuerschätzung (§ 162 AO): Wenn aufbewahrungspflichtige Unterlagen fehlen, nicht vorgelegt werden können oder unvollständig sind, ist die Finanzbehörde zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen berechtigt. Schätzungen fallen regelmäßig zu Lasten des Unternehmens aus, zu erwartende Nachzahlungen zuzüglich Zinsen können die ursprünglichen Steuerbeträge erheblich übersteigen.
Verzögerungsgeld: Sofern Unterlagen, z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung, nicht zeitnah vorgelegt werden können, kann die Finanzbehörde ein sog. Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2b AO) festsetzen.
Versagung des Vorsteuerabzugs: Im Umsatzsteuerrecht kann das Fehlen von ordnungsgemäß aufbewahrten Rechnungen dazu führen, dass der Vorsteuerabzug nachträglich versagt wird. Das kann zu erheblichen Nachzahlungen führen, selbst wenn die Umsätze selbst korrekt erklärt wurden.
Steuerstrafrechtliche Risiken: In besonders schwerwiegenden Fällen, etwa wenn Unterlagen bewusst vernichtet werden, um eine Betriebsprüfung zu behindern, kann ein Verstoß gegen Aufbewahrungspflichten strafrechtliche Folgen haben. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Vernichtung von Unterlagen im Zusammenhang mit einer laufenden Außenprüfung oder einem Steuerstrafverfahren steht.
GoBD-Verstöße bei der digitalen Aufbewahrung: Entspricht das eingesetzte digitale Archivierungssystem nicht den Anforderungen der GoBD, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und ebenfalls zur Schätzung übergehen, selbst wenn alle Belege inhaltlich vorhanden und vollständig sind, aber formal nicht GoBD-konform aufbewahrt wurden.
VI. Datenschutz und Aufbewahrung – ein Spannungsfeld
Ein häufig übersehener Aspekt ist das Verhältnis zwischen den steuerlichen Aufbewahrungspflichten und den datenschutzrechtlichen Löschpflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Grundsätzlich gilt: Solange eine steuergesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, dürfen die betroffenen Dokumente nicht gelöscht werden, auch wenn personenbezogene Daten enthalten sind. Steuerliche Aufbewahrungspflichten stellen eine legitime Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung dar.
Wichtig ist jedoch: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf keine automatisierte Massenlöschung nach dem Motto „alles löschen, was älter als zehn Jahre ist" erfolgen. Vor jedem Löschvorgang sollte eine organisatorische Freigabe eingeholt werden, die prüft, ob die Unterlagen steuerlich noch von Bedeutung sind und ob laufende Verfahren einer Vernichtung entgegenstehen.
VII. Fazit und Handlungsaufforderung
Die Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und die GoBD sind kein bürokratischer Selbstzweck, sondern dienen dem Schutz aller Beteiligten, sowohl der Finanzverwaltung als auch des Unternehmens selbst. Wer seine Unterlagen vollständig, ordnungsgemäß und GoBD-konform archiviert, ist im Fall einer Betriebsprüfung gut aufgestellt und vermeidet kostspielige Schätzungen, Nachzahlungen und rechtliche Risiken.
Die gesetzliche Änderung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf acht Jahre seit 2025 ist eine Erleichterung, erfordert aber zugleich, dass bestehende interne Fristenübersichten und Löschprozesse angepasst werden. Wir empfehlen Ihnen, dies zum Anlass zu nehmen, Ihre gesamten Archivierungsprozesse zu überprüfen.
Wir stehen Ihnen für alle Fragen zu diesem und weiteren steuerrechtlichen Themen gerne zur Verfügung.
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Bildnachweis:Milous/Stock-Fotografie-ID:89468883
