Nachweisgesetz: Neue Pflichten für Arbeitgeber

Der Gesetzgeber stellt das Nachweisgesetz scharf: Nachdem dieses Gesetz, welches Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer unterschiedlichste Informationen im Zusammenhang mit seinem Arbeitsverhältnis zur Verfügung zu stellen, im Alltagsgeschäft lange Zeit etwas stiefmütterlich behandelt wurde und die darin enthaltenen Verpflichtungen vergleichsweise überschaubar waren, hat der Gesetzgeber mit dem aktuell vorliegenden Gesetzesentwurf einiges in Bewegung gebracht.

Insbesondere die gegenüber der alten Gesetzeslage stark verschärften Fristenregelungen sowie die eingeführten Bußgeldtatbestände machen das Nachweisgesetz zukünftig zu einem für Arbeitgeber mit erheblichem Mehraufwand verbundenen Regelwerk. Spätestens mit Inkrafttreten des Gesetzes zum 01.08.2022 dürfte sich für die überwiegende Zahl der Arbeitgeber in Deutschland daher Handlungsbedarf ergeben. Wir stellen Ihnen die geplanten Änderungen vor und zeigen auf, wie Sie sich als Arbeitgeber auf diese Änderungen vorbereiten können.

Was ist der Hintergrund der Veränderungen?

Bei den geplanten Neuerungen handelt es sich um Umsetzungsakte der EU-Richtlinie 2019/1152. Dieser als „Arbeitsbedingungsrichtlinie“ bezeichnete EU-Rechtsakt verfolgt das Ziel, die Arbeitsbedingungen zu verbessern, indem er transparente und vorhersehbare Beschäftigung fördert. Hierdurch sollten insbesondere Arbeitnehmer in sog. atypischen Arbeitsverhältnissen besser geschützt werden. Daher werden Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbedingungen in schriftlicher Form auszuhändigen.

Was ändert sich im Nachweisgesetz?

Die bisherige Fassung des Nachweisgesetzes enthält bereits einige wesentliche Vertragsbedingungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer spätestens vier Wochen nach Vertragsschluss vorlegen muss.

Dieses Pflichtenprogramm wird nun voraussichtlich umfassend erweitert und angepasst:

Zu den gravierendsten Veränderungen zählen hier sicherlich zum einen die neu eingeführten, strengeren Fristen: Für Arbeitsverhältnisse, die nach dem 01.08.2022 geschlossen werden, müssen sämtliche nach dem Gesetzesentwurf erforderlichen Informationen dem Arbeitnehmer am Tag der ersten Arbeitsleistung in schriftlicher Form vorgelegt werden. Sofern die wesentlichen Vertragsbedingungen angepasst werden, muss dies spätestens am Tag des Inkrafttretens der Änderung erfolgen. Die alte Fassung des Nachweisgesetzes räumte hier dem Arbeitgeber eine vierwöchige Frist ein, beginnend mit dem Beginn des Arbeitsverhältnisses.
Für Arbeitsverhältnisse, die zum 01.08.2022 bereits bestanden, sieht der Gesetzesentwurf eine einwöchige Frist zu Aushändigung der wesentlichen Vertragsbedingungen vor, beginnend mit einem entsprechenden Auskunftsverlangen des Mitarbeiters.

Die Einführung eines völlig neuen Bußgeldtatbestands stellt die weitere wohl gravierendste Veränderung dar: Sofern die im Nachweisgesetz genannten wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt werden, kann dies mit einer Geldbuße von bis zu 2.000,00 EUR geahndet werden.

Eine weitere, besonders erwähnenswerte Neuerung ist das Erfordernis, den Arbeitnehmer umfassend über den Prozess zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzuklären. Hierunter fällt nach dem Wortlaut des Gesetzesentwurfs eine Unterrichtung mindestens über das Schriftformerfordernis, die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Da der nationale Gesetzgeber hier lediglich Mindeststandards formuliert, bleibt eine gewisse Rechtsunsicherheit hinsichtlich des konkreten Pflichtenumfangs zurück, da in der Arbeitsbedingungsrichtlinie deutlich umfangreicheren Unterrichtungspflichten im Hinblick auf das Kündigungsverfahren angelegt sind. Allerdings schränkt der nationale Gesetzgeber das Risiko für die Arbeitgeber hier insoweit ein, als auch bei einer nicht ordnungsgemäßen Unterrichtung § 7 KSchG greift, weshalb eine Kündigung nach Verstreichen der Frist des § 4 KSchG wirksam ist.

Daneben umfassen die Neuerungen Unterrichtungspflichten in Schriftform über:

• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,

• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,

• die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,

• für Arbeit auf Abruf die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,

• sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,

• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.

Angesichts des angedrohten Bußgeldes und des umfassenden Rechtekatalogs der Arbeitnehmer werden diese durch das Nachweisgesetz gegenüber dem Arbeitgeber in eine starke Verhandlungsposition versetzt. Dem kann der Arbeitgeber durch rechtzeitige Vorbereitung und Aufsetzen entsprechender Prozesse vorgreifen.

Fazit

Für Arbeitgeber besteht durch das Nachweisgesetz zukünftig Handlungsbedarf. Da bald die Frist zur Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht abläuft, sind wesentliche Veränderungen am Gesetzesentwurf auch nicht zu erwarten. Vor diesem Hintergrund sind Arbeitgeber gut beraten, sich rechtzeitig auf die veränderte Gesetzeslage einzustellen. Insbesondere sollten die aktuell in Verwendung befindlichen Musterarbeitsverträge zum 01.08.2022 entsprechend angepasst werden, damit die geforderten Informationen zum Arbeitsbeginn in schriftlicher Form vorliegen. Alternativ bietet es sich an, spätestens im Zeitpunkt der Verabschiedung des Gesetzes durch den Gesetzgeber ein entsprechendes Informationsblatt vorzubereiten, um hier insbesondere im Hinblick auf Altverträge (solche, die vor dem 01.08.2022 geschlossen wurden) vorbereitet zu sein.

Gern beraten wir Sie bei Gestaltung der Arbeitsverträge und eines entsprechenden Informationspapiers.