Die zehn wichtigsten arbeitsrechtlichen Prinzipien für Startup-Unternehmen im Bereich E-Business

Die meisten Startup-Unternehmen im Bereich E-Business beginnen als Ein-Mann-Betriebe, bei denen der Gründer erst einmal drauf los arbeitet, häufig Tag und Nacht. Zu irgendeinem Zeitpunkt stellt der Gründer später dann zumeist fest, dass er nicht alles alleine machen kann, um planmäßig zu wachsen. Auf diese Weise wird ein Gründer zum Arbeitgeber. Trotz aller verständlichen dringenden operativen Fragen bleibt nicht aus, dass sich der Gründer spätestens jetzt einmal mit arbeitsrechtlichen, steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Themen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitern auseinander setzen sollte. Nachstehend wird ein erster Überblick über die Themen gegeben, die sich früher oder später bei fast allen Neugründungen stellen.

1. Geschäftsführerdienstvertrag

Vielfach neigen Gründer von Startup-Unternehmen im E-Business dazu, unter Vernachlässigung der Nutzung eines Geschäftsführervertrages einfach loszulegen, und sich ein Geschäftsführergehalt je nach finanziellen Erträgen auszuzahlen. Teilweise wird auch auf Geschäftsführerverträge von Kollegen als Mustertext zurückgegriffen. Aber gerade in der Anfangsphase gibt es vieles zu beachten, bei denen jede falsche Entscheidung gravierende Auswirkungen haben kann. Typischerweise stellt sich hier vor allem die Frage nach der Sozialversicherungspflicht des oder der beteiligten Geschäftsführer. Eine Befreiung von der Sozialversicherungspflicht setzt zumindest einen bestimmenden Einfluss auf die Gesellschaft und in der Regel eine Sperrminorität voraus. Auch für Finanzierungsgespräche mit den Banken ist es zweckmäßig, einen „vernünftig“ vorbereiteten Geschäftsführervertrag vorlegen zu können.

2. Rückgriff auf freie Mitarbeiter

Arbeitsrechtlich sind verschiedene Formen der Zusammenarbeit denkbar, die nicht alle in der Begründung von Arbeitsverhältnissen münden. Hier liegt die Beschäftigung von freien Mitarbeitern immer nahe. Denn häufig besteht beiderseits zunächst gar kein Interesse daran, einen „richtigen“ Arbeitsvertrag zu schließen. Allerdings birgt die Beschäftigung von „freien“ Mitarbeitern erhebliche Tücken. Gemessen am Maßstab des deutschen Arbeitsrechts sind echte freie Mitarbeiter nämlich ausgesprochen selten. Häufig handelt es sich um sogenannte Scheinselbstständige, die tatsächlich abhängig beschäftigt werden, da sie ihre Tätigkeit weder frei gestalten noch über ihre Arbeitszeit bestimmen können. Wenn sich aber ein sogenannter freier Mitarbeiter später als Scheinselbstständiger herausstellt, trifft das Risiko in erster Linie den Arbeitgeber. Dieser muss unter Umständen die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge!) für die letzten vier Jahre nachzahlen, kann seinerseits vom Scheinselbständigen aber nur drei Monate lang einen Teil des Gehalts einbehalten. Zudem hat der vermeintlich Selbständige nun als Angestellter Anspruch auf Kündigungsschutz, Urlaubsanspruch und Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall.

Beinahe genauso verbreitet ist nicht nur in der Gründerszene der Einsatz sogenannter Praktikanten, die häufig für eine geringe Vergütung über Monate hinweg nicht nur lernen und zugucken, sondern ganz normal mitarbeiten. Auch hier sollte die Rechtslage rechtzeitig geprüft werden, um die spätere Annahme eines sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses zu vermeiden.

3. Stellenausschreibung

Seit 2006 gilt in Deutschland das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), das Diskriminierungen umfassend verbietet. Wer einen „junge/n, dynamische/n Assistent/in“ sucht, muss also damit rechnen, dass sich ältere bzw. behinderte Bewerber diskriminiert fühlen und – jedenfalls dann, wenn sie beruflich nichts anderes zu tun haben – Entschädigungsansprüche gerichtlich geltend machen. In der Praxis ist zu beobachten, dass kleinere Unternehmen verstärkt mit Diskriminierungsklagen konfrontiert werden. Arbeitgeber sind daher gut beraten, die wesentlichen Regelungen zum Diskriminierungsschutz, nicht nur beim Bewerbungsverfahren, zu kennen und zu beachten.

4. Arbeitsvertragsmuster

Gerade im Internet finden sich zuhauf Arbeitsvertragsmuster in unterschiedlichster Ausprägung. Etliche Regelungen im Arbeitsrecht gelten ohnehin zwingend, so dass die Spielräume für Gestaltungsmöglichkeiten beschränkt sind. Es gibt aber einige Klauseln, die sich im Nachhinein als durchaus nützlich herausstellen können, bzw. deren Fehlen unangenehme Folgen haben kann. Häufig haben E-Business-Unternehmer derartige – für sie wichtige – Klauseln bei der Vertragserstellung mangels Erfahrung nicht „im Kopf“. Zudem weisen auch etliche der im Internet befindlichen Arbeitsvertragsmuster nicht unerhebliche Mängel auf. Zumindest eine anwaltliche Erstberatung bei einer Arbeitsvertragserstellung ist daher in jedem Fall zu empfehlen.

Ist der Mitarbeiter bspw. für Wettbewerber hochgradig interessant, so ist vielleicht eine längere Kündigungsfrist sinnvoll. Bei einer eher unmotiviert wirkenden und leicht zu ersetzenden Kraft wird demgegenüber eine kürzere Kündigungsfrist regelmäßig ausreichen. Sinnvoll ist auch die Verwendung von Ausschlussfristen für die Geltendmachung von Ansprüchen. Regelmäßig erweisen sich zudem Freistellungsklauseln sowie Regelungen zur Rückzahlung versehentlich zu hoher Gehaltsüberweisungen als sinnvoll. Wichtig ist schließlich, sich über Wettbewerbsverbote und Rechteabtretungen (Arbeitnehmererfindungen, Urheberrecht) Gedanken zu machen.

5. Überstunden

In florierenden E-Business-Unternehmen ist es eher Regel als Ausnahme, dass viel und lange gearbeitet wird. Umso entscheidender ist es, die entsprechenden Rahmenbedingungen und mögliche Risiken zu kennen. Werden Arbeitnehmer dazu angehalten, regelmäßig die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit zu überschreiten, drohen – insbesondere dann, wenn es zum Ausspruch einer Kündigung kommt – Nachzahlungsansprüche des Mitarbeiters. Darüber hinaus stehen ggf. ein Ordnungswidrigkeitsverfahren und ein Bußgeld zu befürchten, wenn die gesetzlichen Grenzen aus dem Arbeitszeitgesetz unternehmensseitig bewusst überschritten werden.

6. Ausstattung des Arbeitsplatzes

Auch ein schnelles Wachstum des Unternehmens kann zu Problemen führen. Dies ist etwa dann der Fall, wenn das Unternehmen aufgrund der Laufzeit des Mietvertrages noch an das alte – zu kleine – Gebäude gebunden ist, in dem für neue Mitarbeiter kaum noch Platz ist, so dass diese vorübergehend z.T. in fensterlosen Räume und Kammern arbeiten. Hier kann bei Behördenbesuchen ein Bußgeldbescheid drohen. E-Business-Unternehmen sollten sich daher rechtzeitig mit den Grundregeln nach ausreichend Luftraum und Bewegungsfläche für jeden Mitarbeiter sowie Nichtraucherschutz beschäftigen. Dabei kann es sich ggf. als sinnvoll erweisen, bei einer Beschäftigung von mehr als 10 Mitarbeitern eine Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung vorzunehmen, die man der Behörde bei Kontrollbesuchen vorlegen kann.

7. Kündigungsschutz

Sieht man einmal ab von sogenannten Altfällen, deren Arbeitsverhältnis vor 2004 begonnen hat (bei Neugründungen also nicht denkbar), besteht ein Kündigungsschutz erst für Mitarbeiter, in deren Betrieb regelmäßig mehr als zehn Vollzeitarbeitnehmer beschäftigt sind. Wenn das Unternehmen diesen Schwellenwert überschreitet, ändern sich damit die Spielregeln. Ein Arbeitnehmer kann nach mindestens sechsmonatiger Betriebszugehörigkeit dann nur noch aus betriebsbedingten, verhaltensbedingten oder personenbedingten Gründen entlassen werden; der Arbeitgeber ist hier für die Darlegung und den Beweis der für die Kündigung zugrunde liegenden Umstände verantwortlich. Wenn sich ein Mitarbeiter lediglich nicht bewährt hat, kann ihm demgemäß nicht mehr ohne Hinzutreten weiterer Umstände gekündigt werden. Demzufolge ist es umso wichtiger, die ersten sechs Monate des Arbeitsverhältnisses dazu zu nutzen, sich gründlich zu überlegen, ob man den Mitarbeiter dauerhaft behalten möchte. Verlängerungen der Probezeit sind nur in Ausnahmefällen denkbar und bedürfen gründlicher Vorbereitung.

8. Trennungsmanagement

Zwar kann man eigentlich bei der Formulierung eines Kündigungsschreibens kaum etwas falsch machen, solange nur klar genug zum Ausdruck kommt, dass man das Arbeitsverhältnis dauerhaft beenden möchte. Allerdings passieren auch hier gelegentlich Fehler. So reicht die Formulierung „beabsichtigen wir hiermit, Ihr Arbeitsverhältnis zu kündigen“ nicht für eine Kündigung aus, weil eine derartige Formulierung lediglich eine bestehende Absicht bekundet, nicht jedoch den willentlich geäußerten Ausspruch einer Kündigung.

Deutlich mehr Probleme gibt es dagegen bei der Zustellung des Kündigungsschreibens. Das Kündigungsschreiben muss zunächst von der vertretungsberechtigten Person (im Zweifelsfall also Geschäftsführer oder Vorstand) im Original unterschrieben werden. Dies kann ggf. die Unterschrift eines sich im Kündigungszeitpunkt im Ausland befindlichen Geschäftsführers erfordern. Dem zu kündigenden Mitarbeiter ist die Kündigung stets im Original zu überreichen, idealerweise durch persönliche Übergabe.

Bei Mitarbeitern, die zum Ausspruch der Kündigung zu Hause sind (z.B. wegen Krankheit) ist zu beachten, dass auch hier Zugang des Kündigungsschreibens nachweislich erfolgen muss, z.B. durch einen Botendienst oder einen Arbeitskollegen. In keinem Fall sollte eine Kündigung mittels eines Einschreibens versendet werden (Ausnahme: Einwurfeinschreiben).

Auch im Übrigen sollte auf die rechtzeitige Vorbereitung eines gut funktionierenden Trennungsmanagements geachtet werden, etwa um sicherzustellen, dass wichtiges Firmeneigentum rechtzeitig zurückgegeben wird.

9. Teilzeitansprüche

Immer häufiger ist zu beobachten, dass Mitarbeiter aus persönlichen Gründen für eine bestimmte Zeit ihre wöchentliche Arbeitszeit reduzieren möchten. Hier ist darauf zu achten, dass ab einer regelmäßigen Beschäftigung von 15 Mitarbeitern ein gesetzlicher Teilzeitanspruch besteht. Gleiches gilt für Mitarbeiter, die sich in der Elternzeit befinden und nun zu einer verringerten Wochenarbeitszeit in den Betrieb zurückkehren möchten. Das Überschreiten der Schwelle von 15 Mitarbeitern hat also gewisse Auswirkungen auf das Arbeitsleben. Wird ein Teilzeitverlangen vom Arbeitnehmer rechtzeitig geltend gemacht, kann ein Arbeitgeber dem nur betriebliche Gründe von einigem Gewicht entgegenhalten. Hierbei genügt bspw. nicht bereits das pauschale Argument, der Mitarbeiter sei alleiniger Ansprechpartner der Kunden und könne daher nicht in Teilzeit arbeiten. Bei Mitarbeitern in der Elternzeit ist der Maßstab für die Versagung eines Teilzeitanspruchs sogar noch strenger, da hier den Arbeitnehmern nur dringende betriebliche Gründe entgegengehalten werden können.

10. Verlust eines Mitarbeiters an Wettbewerber

Nicht nur für E-Business-Unternehmen sind die Know-how-Träger heiß umkämpft und werden von Wettbewerbern häufig mit allen möglichen Versprechungen umworben. Denkbar ist auch, dass sich der Know-how-Träger plötzlich selbstständig macht. Beides kann nicht ohne weiteres verboten werden. Entscheidend ist hier die Vertragsgestaltung. Hier ist auf die richtige Gestaltung der Kündigungsfrist, eines vertraglichen und nachvertraglichen Wettbewerbsverbots, der Verschwiegenheitspflicht und einer möglichen Vertragsstrafe zu achten. Diese Maßnahmen helfen dabei, böse Überraschungen zu vermeiden und begrenzen die Risiken einer unerwarteten Arbeitnehmerkündigung.