Ab 2015 neu geregelt: Weihnachtsfeiern

Die alljährliche Weihnachtsfeier hebt die Stimmung bei Mitarbeitern und sorgt oftmals für ein besseres Verständnis zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Doch die Vorteile, die eine Weihnachtsfeier bietet, verblassen, wenn die Weihnachtsfeier in den Fokus der Betriebsprüfung gerät.

Die Finanzverwaltung hat am 14. Oktober 2015 die Regelungen zur lohn- und umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen veröffentlicht. Diese bauen auf der gesetzlichen Neuregelung ab dem Jahr 2015 auf. Zu diesen Betriebsveranstaltungen zählen neben Jubiläumsfeiern des Betriebs und Betriebsausflügen auch Weihnachtsfeiern. Im Rahmen dieser Veranstaltungen werden Zuwendungen an Mitarbeiter erbracht. Hier sind jedoch steuerliche Grenzen gesetzt.

Die Zuwendungen, die die Mitarbeiter erhalten, sind bis zum Betrag von 110 Euro je Mitarbeiter steuerfrei (Freibetrag). Der darüber hinaus aufgewandte Betrag kann pauschal mit 25 % zuzüglich SolZ und gegebenenfalls Kirchensteuer besteuert werden. Sozialversicherungsbeiträge fallen im Rahmen der pauschalen Besteuerung nicht an. Des Weiteren entfällt für den Arbeitgeber der umsatzsteuerliche Vorsteuerabzug.

Grundsätzlich ist der Freibetrag für Arbeitgeber sicher vorteilhafter als die Freigrenze von früher, bei dessen Überschreitung der Gesamtbetrag versteuert werden musste. Nachteilig für Unternehmen ist hingegen, dass die Liste der Aufwendungen für eine Weihnachtsfeier, die anteilig auf den Freibetrag je Teilnehmer umgelegt werden müssen, länger geworden ist.

Zu den anzurechnenden Aufwendungen (inkl. Umsatzsteuer) zählen u.a. Kosten für Speisen, Getränke, Musikdarbietungen und andere künstlerische Darstellungen, Eintrittskarten von Veranstaltungen, Geschenke (auch wenn nachträglich überreicht) und auch die Kosten für den äußeren Rahmen, wie Miete für Räume, Beleuchtungstechnik sowie Eventmanager. Dies ist nun gesetzlich geregelt: Reisekosten sind hinzuzurechnen, sofern diese lediglich dem Zweck dienen, dass die Mitarbeiter zur Weihnachtsfeier zu erscheinen. Das ist der Fall, wenn die Weihnachtsfeier nicht an der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet. Auch sind Kosten für Sanitäter oder andere Fachkräfte – deren Einsatz aufgrund behördlicher Vorgaben verpflichtend ist – Trinkgelder und auch Stornierungsgebühren auf den Freibetrag je Arbeitnehmer umzulegen. Anders sieht es bei den Selbstkosten des Arbeitgebers (Personalkosten für Organisation, Strom- und Wasserbrauch bei Feiern in eigenen Räumen). Diese müssen nicht hinzugerechnet werden.

Begleitpersonen als Kostenfaktor

Begleitpersonen von Arbeitnehmern müssen ebenfalls eingerechnet werden. Dies verkompliziert die Berechnung. Ein Beispiel:

Die Aufwendungen für eine Weihnachtsfeier betragen insgesamt 7.700 Euro. An der Weihnachtsfeier nehmen 50 Arbeitnehmer teil, von denen 20 eine Begleitperson mitbringen. Die Aufwendungen sind somit auf 70 Personen zu verteilen. Das entspricht einem Aufwand von 110 Euro pro teilnehmende Person. Da jeweilige Begleitpersonen auf die zugehörigen Arbeitnehmer zu verteilen sind, erfolgt im zweiten Schritt eine weitere Rechnung: Für die 30 allein erschienen Arbeitnehmer die Zuwendungen von 110 Euro zu Grunde gelegt werden. Dies ist genau innerhalb der Freibetragsgrenze und somit vollständig steuerfrei. Bei den übrigen 20 Teilnehmern mit ihren Begleitpersonen wird hingegen gerechnet, dass der Vorteil je Arbeitnehmer bei 220 Euro (2 Personen x 110 Euro) liegt. Die 110 Euro, um die der Freibetrag überschritten wird, sind in diesen 20 Fällen pauschal mit 25 % zu versteuern.

Beachtet werden muss außerdem, dass die Weihnachtsfeier allen Mitarbeitern offensteht. Das heißt, dass der Ausschluss bestimmter Mitarbeitergruppen unzulässig ist. Eine Beschränkung auf bestimmte Kreise ist aber generell zulässig, z.B. wenn diese nur bestimmte Niederlassungen oder Organisationseinheiten betreffen. Auch sind Pensionärs- und Jubilarfeiern begünstigt. Außerdem muss beachtet werden, dass eine Limitierung auf zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr und Mitarbeiter besteht. Hat ein Mitarbeiter an mehr als zwei Veranstaltungen teilgenommen, kann ausgewählt werden, welche Betriebsveranstaltungen unter der Berücksichtigung des Freibetrages angerechnet werden und welche komplett mit 25 % pauschal versteuert werden müssen.

Die Weihnachtsfeier zum Abschluss des Jahres bietet somit viel Zündstoff aus lohnsteuerlicher Sicht. Eine sorgfältige Planung und Dokumentation empfiehlt sich deshalb.

Zögern Sie nicht sich in Zweifelsfällen an uns zu wenden, damit gegebenenfalls empfindliche Steuernachzahlungen vermieden werden können. Auch bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.